Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam có phức tạp không?

Văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích chung và bảo vệ các lợi ích đó. Quy trình thành lập văn phòng đại diện không quá phức tạp nhưng cũng đủ gây khó khăn cho những thương gia lần đầu đến với Việt Nam. Hiểu được những khó khăn mà khách hàng đang gặp phải, hãy cùng theo dõi bài viết này để cập nhật những kiến thức về văn phòng đại diện nhé.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được thực hiện theo trình tự nào?

Bước 1: Người yêu cầu giải quyết thủ tục chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo thành phần, số lượng hồ sơ đã được quy định ; điền đầy đủ các biểu mẫu, tờ khai hành chính.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công tỉnh (gọi là Trung tâm): Công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ nội dung hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ thiếu, hoặc không hợp lệ: Hướng dẫn cụ thể (01 lần, bằng Phiếu hướng dẫn) để khách hàng biết cung cấp, bổ sung đúng theo quy trình thành lập văn phòng đại diện.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Tiếp nhận, in Phiếu biên nhận, hẹn ngày trả kết quả, nhập thông tin hồ sơ vào phần mềm quản lý; chuyển giao hồ sơ về Sở Công Thương (thông qua nhân viên bưu điện).

Bước 3: Sở Công Thương tiếp nhận, giải quyết, nhập tình trạng giải quyết hồ sơ lên phần mềm quản lý, giao kết quả hồ sơ về Trung tâm (việc nhận và giao kết quả hồ sơ thông qua nhân viên bưu điện).

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung, phải có văn bản nêu rõ lý do, trả lại Trung tâm đúng thời gian quy định.

Bước 4: Trung tâm có trách nhiệm thu phí, lệ phí; giao trả kết quả trực tiếp (hoặc qua hệ thống bưu điện) cho khách hàng để khách hàng hoàn thành quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Cần chuẩn bị những loại giấy tờ gì để hoàn thành hồ sơ thành lập văn phòng đại diện?

Hồ sơ là một yếu tố không thể thiếu trong quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Để hoàn thành hồ sơ, khách hàng cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Các tài liệu cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự

Để quy trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi, khách hàng cần dịch và công chứng những loại giấy tờ sau trước khi bổ sung vào hồ sơ:

Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh
Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:

Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện
Điều lệ công ty;
Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất