Hồ sơ quyết định thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những gì?

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp những thắc mắc về lý do vì sao nên quyết định thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ cần chuẩn bị những gì và có nên sử dụng dịch vụ khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam hay không?

• Mẫu thành lập văn phòng đại diện
• Đăng ký thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần gì?
• Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Sài Gòn

Vì sao nên quyết định thành lập văn phòng đại diện?

1. Chức năng của văn phòng đại diện

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.

Việc quyết định thành lập văn phòng đại diện được thực hiện với chức năng như sau:

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

2. Đặc điểm của văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh  nghiệp.

Người quyết định thành lập văn phòng đại diện phải hiểu rõ, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.

Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp, nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện, bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.

Quyết định thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị hồ sơ như thế nào?

Khi quyết định thành lập văn phòng đại diện, nhà đầu tư cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:

• Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
• Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ; (nếu sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện)

Hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động.

Quyết định thành lập văn phòng đại diện có nên sử dụng dịch vụ không?

Một lời khuyên cho ai khi quyết định thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng của các công ty Luật. Tại đây, mọi vấn đề về hồ sơ, điều kiện pháp lý của bạn đều sẽ được xử lý chuyên nghiệp theo quy trình sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Bước 3: Hoàn thành thủ tục và trả kết quả cho Khách hàng

Quả là tiện lợi đúng không nào! Đừng để những vấn đề về quyết định thành lập văn phòng đại diện trở thành gánh nặng cho bạn. Hãy liên hệ ngay với DC Counsel để được tư vấn thật kỹ về dịch vụ này nhé.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài