Cách hoàn thiện mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chuẩn nhất

Văn phòng đại diện hiện đang là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Mục đích của việc mở văn phòng đại diện là mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng. Bài viết này, DC Counsel sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức nền tảng về văn phòng đại diện và cách hoàn thiện mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chuẩn nhất.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rằng: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”.

Có thể hiểu rằng Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là một yếu tố không thể thiếu để đề nghị được cấp phép thành lập và hoạt động văn phòng đại diện.

Nếu chủ sở hữu chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để dễ dàng trong quá trình giao dịch với các đối tác mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời, thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp nhất.

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chuẩn nhất bao gồm những gì?

Một mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chuẩn nhất sẽ không được thiếu những loại giấy tờ sau:

Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Thời giạn giải quyết thủ tục xin thành lập là 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện. Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.

Những điều cần lưu ý sau khi làm mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện?

Sau khi đã nhận được giấy cấp pháp hoạt động văn phòng đại diện, bạn cần chú ý hoàn thành nhwunxg thủ tục sau để văn phòng được chính thức đi vào hoạt động:

Lưu ý về các thủ tục thuế: Thuế môn bài, thế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp,…
Lưu ý về việc sử dụng và phát hành hóa đơn
Treo biển văn phòng đại diện

Sẽ có rất nhiều công việc liên quan ở trước, trong và sau khi nộp mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện mà nếu như bạn không đủ kiến thức am hiểu sẽ rất khó lòng thực hiện suông sẻ. Chính vì vậy, một dịch vụ thành lập văn phòng đại diện chất lượng sẽ giúp bạn vượt qua các vấn đề hồ sơ, thủ tục pháp lý,…

Liên hệ ngay với DC Counsel để được tư vấn và nhận những ưu đãi tốt nhất về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nhé!