Hướng dẫn làm hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Khi doanh nghiệp muốn mở thêm các địa điểm kinh doanh để thuận tiện kinh doanh, quản lý và trao đổi với khách hàng một cách thuận tiện nhất có thể văn phòng đại diện để làm việc đúng pháp luật và đúng quy trình. Hiểu được những khó khăn mà khách hàng thường gặp phải trong quá trình làm hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, bài viết này DC Counsel sẽ hướng dẫn bạn từng “đường đi nước bước” để hoàn thành bộ hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện một cách trọn vẹn nhất.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

Về hoạt động kinh doanh: văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.
Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Khi nào thì nên làm hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế,phát hành hoá đơn tôi vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn: VD Hà Nội hoặc TP. HCM, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn nên làm hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng đại diện.

Bạn đã biết cách làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chưa?

Khi công ty, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tới phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Văn bản ủy quyền cho tổ chức/ cá nhân thực hiện thủ tục.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký hoạt động trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Mọi thắc mắc về hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, khách hàng vui lòng gửi về công ty TNHH Luật DC Counsel để được giải quyết và hướng dẫn thực hiện trực tiếp.