Những công việc cần làm sau khi thông báo thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện là một việc làm rất quan trọng để phát triển kinh doanh tại một địa phương, thị trường mới. Sau khi thành lập văn phòng đại diện, công ty/ doanh nghiệp cần phải hoàn thành một loạt những thủ tục khác thì mới có thể chính thức đi vào hoạt động. Vậy những công việc đó là gì? Doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu? Tất cả sẽ được tiết lộ trong bài viết này.

• Có gì đặc biệt trong biểu mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện 2019
• Cách hoàn thiện mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chuẩn nhất
• Nên thành lập chi nhánh doanh nghiệp hay văn phòng đại diện?

Những lý do nhà đầu tư nước ngoài nên thông báo thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?

1. Thăm dò thị trường

Đối với các thương nhân nước ngoài lần đầu bỡ ngỡ bước chân vào thị trường Việt Nam, khi mục đích chủ yếu ban đầu chỉ mới là quảng bá thương hiệu hay làm quen, rà soát thị trường trong khi chuẩn bị cho việc kinh doanh chính thức thì việc thành lập văn phòng đại diện là phương án được khá nhiều người lựa chọn.

2. Thủ tục đơn giản

So với việc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam dưới các hình thức khác như: hợp đồng hợp tác kinh doanh, thành lập doanh nghiệp có vốn nước ngoài hay thành lập chi nhánh, thủ tục thông báo thành lập văn phòng đại diện được xem là ít phức tạp nhất.

3. Cấp phép nhanh

Thời gian để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khá nhanh. Trong khoảng 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phép, văn phòng đại diện đã có thể được cấp phép đi vào hoạt động.

4. Tiết kiệm chi phí

Thành lập một doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài ở Việt Nam cần trải qua rất nhiều giai đoạn với rất nhiều thủ tục, giấy tờ và đặc biệt là chi phí cho công tác này có thể lên đến vài nghìn đô. Mặt khác, việc bỏ ra chi phí lớn thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài trong khi chưa thật sự tìm hiểu kỹ thị trường tại Việt Nam là một bước đi khá mạo hiểm và nhiều rủi ro.

Lợi ích khác của việc thành lập văn phòng đại diện không bị áp thuế do không phải hoạt động kinh doanh thuần tuý mà chỉ phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.

Doanh nghiệp nước ngoài cần làm sau khi thông báo thành lập văn phòng đại diện?

1. Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
• Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
• Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

2. Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Đây là một việc làm hết sức quan trọng sau khi thông báo thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

3. Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
• Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở Công thương;
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Hy vọng bài viết này đã mang đến những thông tin cần thiết về việc hoàn thành những thủ tục sau khi thông báo thành lập doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ vướn mắc gì liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện, khách hàng vui lòng liên hệ DC Counsel để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TP. HCM