Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Sài Gòn

Trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, Việt Nam luôn là thị trường thu hút vốn đầu tư quốc tế. Vì vậy, việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam dần trở nên phổ biến. Việc các công ty nước ngoài ngoài việc thành lập văn phòng đại diện góp một phần không nhỏ vào việc thúc đẩy cũng như xúc tiến các dự án, hợp đồng hay còn gọi chung là các hoạt động kinh doanh của công ty nước ngoài.

Mục đích của việc lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

• Văn phòng đại diện một hình thức hiện diện thương mại phổ biến. Các công ty nước ngoài thường thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để bước đầu tìm hiểu thị trường Việt Nam.
• Văn phòng đại diện có các chức năng chính như: Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, xúc tiến, giới thiệu sản phẩm của công ty, xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của công ty.
• Nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hóa, cung ứng và tiêu dùng dịch vụ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết.

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần chuẩn bị những thủ tục sau:

Cơ quan tiến hành thủ tục: 

Công ty nước ngoài nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Sở công thương cấp tỉnh nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện.

Thương nhân nước ngoài nộp bộ hồ sơ xin giấy phép thành lập Văn phòng đại diện lên Sở công thương tỉnh, thành phố nơi dự định đặt văn phòng. Theo quy định của pháp luật thì trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương sẽ hoàn thành việc cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Sau khi được cấp giấy pháp họat động văn phòng đại diện nước ngoài. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh . Ngoài giấy phép thành lập thương nhân có thể chuẩn bị giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài. Khi hết hạn văn phòng đại diện cần làm  thủ tục gia hạn cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài cần :

• Giấy phép kinh doanh thành lập doanh nghiệp nước ngoài cấp (đã hoạt động ít nhất 01 năm và còn thời hạn hoạt động trên 1 năm (đối với trường hợp Giấy phép kinh doanh có thời hạn)
• Điều lệ doanh nghiệp nước ngoài (nếu có)
• Bản sao báo cáo tài chính hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
• Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử  và bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện
• Hộ chiếu và chứng minh nhân dân người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam
• Hợp đồng thuê (không cần công chứng) hoặc bản ghi nhớ về địa điểm làm Văn phòng đại diện. Trường hợp thuê của doanh nghiệp có chức năng kinh doanh bất động sản phải có bản sao sổ hồng, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng thuê (đối với trường hợp cho thuê lại)
• Tất cả các giấy tờ và văn bản bằng tiếng nước ngoài phải hợp pháp hoá lãnh sự (trừ hộ chiếu)