Điều kiện thành lập văn phòng đại diện cần đảm bảo là gì?

Doanh nghiệp được thành lập tại Việt Nam dưới các hình thức giấy phép, như: Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân… Không phân biệt hình thức sở hữu trông nước hay nước ngoài, doanh nghiệp được phép thành lập văn phòng đại diện tại một địa điểm khác ngoài nơi đặt trụ sở chính. Tuy nhiên, điều này đồng nghĩa với việc cần đảm bảo những điều kiện thành lập văn phòng đại diện mà pháp luật Việt Nam đã quy định.

Khi nào nên thành lập văn phòng đại diện?

Thường có hai nhu cầu đặc trưng trong kinh doanh sẽ dẫn đến việc thành lập một văn phòng đại diện, thứ nhất là có các giao dịch phát sinh đòi hỏi phải tổ chức nhân sự – bộ máy ở ngoài tỉnh, cách xa trụ sở chính để thực hiện; thứ hai là các giao dịch này không trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu, mua bán hàng hóa.

Ví dụ như: Nhu cầu giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng, đào tạo nhân sự, hỗ trợ thực hiện hợp đồng cho trụ sở chính…

Một số ngành nghề dịch vụ đặc trưng không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn…, thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý, chỉ cần đảm bảo những điều kiện thành lập văn phòng đại diện mà pháp luật Việt Nam đã quy định.

Ngoài ra, theo yêu cầu tổ chức quản lý kinh doanh, thuận tiện cho việc phân quyền, ủy quyền… danh nghiệp cũng có thể thành lập một văn phòng đại diện với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể.

Công ty nước ngoài cần đảm bảo những điều kiện thành lập văn phòng đại diện gì?

Thương nhân nước ngoài được cấp giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Người đứng đầu văn phòng đại diện cần phải đảm bảo những điều kiện gì?

Ngoài ra, Văn phòng đại diện và Người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và cần phải tuân thủ những điều kiện thành lập văn phòng đại diện như sau:

Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho thương nhân khác; không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở của Văn phòng đại diện.
Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam;
Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Hy vọng thông qua bài viết này, khách hàng đã nắm được những điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì? Mọi thắc mắc về điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện, khách hàng vui lòng liên hệ DC Counsel để được tư vấn chi tiết.