Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần lưu ý gì?

Với xu thế mở rộng nền kinh tế như hiện nay, nhu cầu các doanh nhân nước ngoài muốn thực hiện đầu tư vào thị trường Việt Nam là ngày càng lớn. Tuy nhiên trước khi nhảy vào thị trường đầy tiềm năng như Việt Nam, các công ty nước ngoài cần thành lập văn phòng đại diện trước để nghiên cứu thị trường cũng như là văn phòng giao dịch chuyển tiếp thông tin. Với kinh nghiệm nhiều năm trong hoạt động tư vấn đầu tư nước ngoài, công ty luật DC Counsel xin được tư vấn những nội dung cơ về điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, các công ty nước ngoài cần đảm bảo các điều kiện sau:

Công ty nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký
Công ty nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước đó
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện : tìm hiểu thị trường và thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Những trường hợp nào công ty nước ngoài không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam?

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Những lưu ý nào nhà đầu tư cần nắm rõ khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam?

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài. Trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định. Trên thực tế, Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.

Bạn thấy đấy, việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần tuân thủ rất nhiều điều kiện để phù hợp với luật pháp Việt Nam. Chưa kể đến, trong quá trình hoàn thành hồ sơ và đăng ký, nếu không nắm rõ những quy định, các công ty nước ngoài sẽ gặp phải vô vàn khó khăn dẫn đến kế hoạch thành lập văn phòng bị đình trệ.

Để tránh gặp phải những rủi ro không đáng có mà chúng tôi vừa kể trên, hãy liên hệ ngay đến hotline của DC Counsel để được đội ngũ luật sư và các chuyên viên pháp lý chuyên nghiệp hỗ trợ giải quyết tất cả những vấn đề liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.