Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh

TP. Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế trọng điểm khu vực phía Nam, có tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng đầu và thu hút vốn đầu tư nước ngoài mạnh nhất cả nước. Chính vì vậy, rất nhiều công ty có trụ sở ở khắp các tỉnh/thành khác nhau trong cả nước đã mở văn phòng đại diện tại TP.HCM để mở rộng hoạt động kinh doanh.

Điều kiện đối với thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh

Điều kiện về đặt tên VPĐD:

• Tên văn phòng phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu và phải mang tên của doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện phải gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được viết và được in với khổ chữ nhỏ theo tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Điều kiện chức năng nội dung hoạt động:

• Hai chức năng chính của văn phòng đại diện là : giao dịch và tiếp thị. Do vậy, doanh nghiệp không được thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh tại văn phòng đại diện.

Hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện:

• Khi thành lập văn phòng đại diện, phải gửi thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thông báo thành lập văn phòng đại diện và kèm theo thông báo quy định cần có:

Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần và các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.

• Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao chứng thực các giấy tờ các nhân.

Đối với chi nhánh kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề thì phải có thêm bản sao chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh hoặc của cá nhân khác theo quy định của pháp luật.

• Trường hợp doanh nghiệp văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tại trụ sở chính của doanh nghiệp để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Thực hiện công việc theo ủy quyền:

• Đại diện cho khách hàng nộp hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh tại Phòng đăng ký kinh doanh –  Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh;
• Theo dõi và giải quyết hồ sơ cho khách hàng;
• Văn phòng đại diện được thành lập nhận kết quả tại Phòng đăng ký kinh doanh
• Đăng công bố thành lập văn phòng đại diện.

Thời gian thực hiện thành lập văn phòng đại diện:

• Thời gian hoàn thiện hồ sơ tối đa là 1 ngày kể từ khi khách hàng cung cấp đủ thông tin, giấy tờ.
• Thời gian thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh là sau 03 ngày làm việc kể từ khi khách hàng ký hoàn thiện hồ sơ