Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện, cần làm gì?

Sau khi được cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, để có thể hoạt động theo đúng quy định của pháp luật, văn phòng đại diện cần hoàn thành thủ tục sau khi thành lập văn phòng dại diện.

Các thủ tục thuế của Văn phòng đại diện

a) Thuế môn bài:

Văn phòng đại diện là đơn vị của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

• Theo quy định, từ ngày 1/1/2017, văn phòng đại diện phải đóng lệ phí môn bài. Do đó, sau khi có giấy phép đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện trong vòng 30 ngày, văn phòng đại diện phải kê khai và nộp lệ phí môn bài cho cơ quan quản lý thuế.
• Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện: 1.000.000đ/năm
• Văn phòng đại diện chỉ phải nộp 50% mức lệ phí môn bài nếu được thành lập trong thời gian 6 tháng cuối năm.
• Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường, không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng lệ phí môn bài.

b) Thuế thu nhập cá nhân:

Văn phòng đại diện có trách nhiệm kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện theo quy định.

Sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Trong những trường hợp sau đây, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi:

• Người đứng đầu của Văn phòng đại diện được thay đổi
• Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài trong phạm vi nước nơi thương nhân thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
• Địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện được thay đổi.
• Thay đổi tên gọi hoặc hoạt động của Văn phòng đại diện

Mở tài khoản ngân hàng

Văn phòng đại diện được mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

• Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép hoạt động, Văn phòng đại diện phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam.
• Trong thời hạn 45 ngày, Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký.

Về việc sử dụng và phát hành hóa đơn

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn

Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng đối với những sắc thuế. Trong trường hợp Văn phòng đại diện phát sinh thì phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Chế độ báo cáo hoạt động:

• Theo định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng , Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản tới Sở Công thương về hoạt động của văn phòng đại diện trong vòng 1 năm
•  Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, nếu có sự thay đổi về nhân sự được tuyển dụng làm việc tại Văn phòng đại diện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép.