Thành lập văn phòng đại diện: Hồ sơ & những vấn đề cần lưu ý.

Bạn đang muốn thành lập một văn phòng đại diện để mở rộng kinh doanh, tuy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như là các công việc cần thiết để thành lập một văn phòng đại diện. Để có thể thực hiện các thủ tục ấy một cách chính xác nhất, nhanh chóng nhất bạn cần chú ý những điều sau đây.

Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.

Mặt khác, Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp có quyền thay đổi nội dung đã đăng ký, có quyền đại diện giao dịch nhưng không có quyền hoạt động kinh doanh trực tiếp như chi nhánh.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm những gì?

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu đã cho của Bộ công thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký
• Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh, trong đó văn bản quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh;
• Bản sao Giấy tờ đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập hoặc đăng ký kinh doanh xác nhận.
• Báo cáo tài chính của công ty có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và các hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
• Các cơ quan có thẩm quyền thành lập văn phòng đại diện là: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
• Giải quyết thời hạn: trong vòng 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.
• Thương nhân cần lưu ý: Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.

Xem thêm: Thành Lập Văn Phòng Đại Diện của thương nhân nước ngoài

Lưu ý khi làm hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của công ty Việt Nam

Một số lưu ý khi làm hồ sơ thành lập:

• Tên văn phòng đại diện: phải mang tên của doanh nghiệp, kèm theo phần bổ sung tương ứng xác định tên của văn phòng đại diện đó.
• Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Ngành nghề kinh doanh: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
• Người đứng đầu lãnh đạo: Không thuộc một trong các trường hợp sau:
  • Cán bộ, công chức nhà nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
  • Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam, các sĩ quan và hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong Công an nhân dân Việt Nam.
  • Người chưa thành niên và người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự
  • Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị tòa án cấm hành nghề kinh doanh.
  • Ngoài ra còn các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.